CIRCULAR INFORMATIVA – REVISORIA FISCAL 2020

FACTURACION ELECTRONICA Y DOCUMENTO EQUIVALENTE A NO RESPONSABLES

DE:                 REVISORIA FISCAL

PARA:           DIRECCION FINANCIERA Y CONTABLE – CLIENTES

ASUNTO:     PROCESO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS A RESPONSABLES EN FACTURACION ELECTRONICA Y DOCUMENTO EQUIVALENTE A NO RESPONSABLES

FECHA:        Julio 28 de 2020

Según la Resolución 00042 de mayo 5 del 2020, comunicamos a ustedes que la sociedad debe implementar un proceso de verificación y control sobre la compra de bienes y/o servicios que adquieran con sus proveedores bajo los siguientes lineamientos:

• Para adquisiciones de bienes y/o servicios con obligados a facturar electrónicamente, se deberá revisar si estos proveedores están ya obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo a la actividad económica según el calendario de implementación descrito en el artículo 20 de la Resolución, donde se procederá así:

1. Calendario 1: Son seleccionados por la actividad económica principal registrada en el RUT, conforme a los códigos CIIU. (Adjuntamos tabla en Excel para buscar el CIIU y establecer la fecha de inicio de facturación del proveedor). spreadsheet Copia de Calendario FE 2020 (534 KB)
2. Calendario 2: Informa la calidad del contribuyente, ejemplo: Gran Contribuyente, Entidad del Estado, Empresas del Sector Público, etc…, por favor consulte su actividad económica y sus responsabilidades registradas en la casilla 53 del RUT.
3. Calendario 3 Permanente: Es para todos aquellos que constituyan su empresa, pasen a ser responsables del IVA o del impuesto al consumo, con posterioridad a la fecha que aplicaría en los calendarios 1 y 2. Inmediatamente suceda alguno de los hechos descritos anteriormente, se deberá iniciar la generación de facturas electrónicas dentro de los dos meses siguientes.

Una vez verificada la obligación de expedir facturación electrónica por parte del proveedor se deben tener en cuenta los requisitos de la factura que son:

• Indicar que se trata de una Factura Electrónica de Venta.
• Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
• Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de identidad.
• Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
• Fecha y hora de generación.
• Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
• Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
• Valor total de la operación.
• Forma de pago, según sea de contado o crédito.
• Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
• Indicar la calidad de retenedor del IVA.
• Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
• Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
• Incluir firma digital.
• Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
• Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
• Fecha de entrega, no puede ser mayor a 10 días después de la expedición de la factura electrónica.

Si el proveedor no factura electrónicamente estando obligado, será sujeto de sanciones por parte de la Dian, y al adquirente en compras y/o servicios se le desconocerá el costo y/o gasto para efectos de deducibilidad en la renta y de los impuestos descontables en el IVA.

Para adquisiciones de bienes y/o servicios con no obligados a facturar electrónicamente y no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la institución deberá solicitar a la Dian a través del servicio informático electrónico la habilitación de la numeración que le permitirá realizar la solicitud de rangos de numeración de documentos soporte en las adquisiciones efectuadas.

La Dian advirtió a estos contribuyentes que los documentos equivalentes deberán ser expedidos en forma física en cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 55 de dicha Resolución, excepto la trasmisión electrónica a la Dian, la cual entrará a regir cuando se establezcan los requisitos, condiciones técnicas, y tecnológicas para su expedición electrónica.

Los requisitos para la generación del documento soporte a no responsables, son:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

Vale la pena aclarar que la Factura Electrónica  a pesar de tener características específicas, no deja de ser una “FACTURA DE VENTA”  y deberá contener los detalles de identificación del vendedor, tales como: Actividad económica del ICA código CIIU, si es Autorretenedor o Gran Contribuyente, entre otras.

Por todo lo anterior, los departamentos contable, jurídico, financiero y/o administrativo de cada entidad, deberán adoptar procesos para asegurar el cumplimiento de toda la normatividad relacionada con la facturación electrónica y los documentos equivalentes electrónicos, so pena de la aplicación del régimen sancionatorio y de los efectos o desconocimientos de tipo tributario.

Recomendamos leer la Noticia publicada en nuestra página web, sobre Punto Final para la Implementación de la Factura Electrónica y los Documentos Electrónicos Equivalentes.

JORGE GONZALEZ

Socio – Revisoría Fiscal